Iklim dan Budaya organisasi

Kata organisasi mempunyai dua pengertian umum. Handoko (1997;167) mengemukakan bahwa pengertian pertama menandakan lembaga atau kelompok fungsional, seperti organisasi perusahaan, pemerintah atau perkumpulan olah raga. Pengertian kedua berkenaan dengan proses pengorganisasian, suatu cara pembagian tugas dan fungsi para anggota agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan efisien.
Organisasi mempunyai banyak sekali definisi. Hampir setiap disiplin ilmu meupun para praktisi membahas pengrtian organisasi ataupun mendefinisikan apa arti organisasi dari sudut pandang masing-masing. Beberapa definisi dan pengertian organisasi adalah sebagai berikut: Gibson, Ivancevich dan Donelly (1996:6) mengemukakan bahwa suatu organisasi adalah suatu unit terkoordinasi terdiri setidaknya dua orang berfungsi mencapai suatu sasaran tertentu atau serangkaian sasaran tertentu. Sejalan dengan itu Dimock (dalam Supriatna, 2000:13) mengemukakan bahwa organisasi adalah kerangka kerja dari fungsi-fungsi dan hubungan-hubungannya sebagai akit dari komunikasi dan kerjasama, peranan, pengaturan metode-metode koordinasi pada tingkat pimpinan.
Selanjutnya, penulis mengutip pengertian yang paling relevan dengan masalah yang dibahas yaitu sesuai dengan yang ditegaskan Supriatna (2000:13 dengan mengutip pendapat Dimock, sebagai berikut:
Organization is the sistematic bringing together of interdependent part of farm a unifild. Whole trought which aouthority coornination and control may be exercised to achieve a given purposes. (Organisasi adalah perpaduan secara sistematis dari bagian-bagian yang salaing tergantung/berkaitan untuk membentuk suatu kesatuan yang bulat melalui wewenang, koordinasi dan pengawasan dalam usaha mencapi tujuan yang telah ditentukan)

Berdasarkan pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa organisasi pada hakekatnya merupakan wadah atau tempat yang menampung individu-individu dalam proses kegiatan kerjasama yang mempunyai fungsi, tugas dan wewenang, secara terpadu dan sistematis dalam pencapaian tujuan bersama yang telah ditentukan. Konsekuensi logis dari pengertian tersebut, Supriatna (2000:134) mengemukakan:
Sebagai tempat melaksanakan pekerjaan, maka pembagian tugas, tanggung jawab, hubungan dan tata kerja harus jelas. Organisasi sebagai wadah atau tempat lebih bersifat statis sedangkan sebagai proses lebih bersifat dinamis. Hal ini menunjukan bahwa faktor manusia merupakan fakt or penentu keberhasilan organisasi dalam pencapaian tujuannya.

Berangkat dari berbagai pengertian tersebut, Nisjar dan Winardi (1997:91) menyatakan:
Pada dasarnya suatu organisasi dapat dipandang sebagai suatu hal yang sedikitnya terdiri dari lima macam elemen khas, yakni:
o Manusia para pelaksana tugas-tugas
o Teknik-teknik, teknologi yang dipergunakan guna melaksanakan aneka macam tugas.
o Informasi-pengetahuan yang digunakan untuk melaksanakan aneka macam tugas-tugas
o Struktur-pengaturan tugas-tugas
o Tujuan-alasan untuk melaksanakan tugas-tugas.

Dari pernyataan di atas, telah menjadi jelas bahwa lima elemen tersebut merupakan penentu eksistensi organisasi. Agar pembahasan ini lebih runtun, penulis akan menguraikan salah satu elemen, yaitu tujuan secara lebih khusus. Hal ini dimaksudkan karena dengan diawali membahas tentang tujuan akan sampai kepada uraian tentang keterkaitannya dengan elemen-elemen lainnya.
Tujuan organisasi pada hakekatnya merupakan integrasi dari berbagai tujuan, baik bersifat komplementer yaitu tujuan individu atau anggota organisasi, maupun tujuan yang bersifat substantif, yaitu tujuan organisasi secara keseluruhan. Etzioni (dalam Handoko, 1997:109) mendefinisikan tujuan organisasi sebagai suatu pernyataan tentang keadaan yang diinginkan dan akan direalisasikan dan sebagai pernyataan tentang keadaan yang akan datang, dimana organisasi sebagai kolektifitas mencoba untuk menimbulkannya.
Konsep tujuan organisasi dipandang secara luas mempunyai beberapa fungsi penting yang bervariasi menurut waktu dan keadaan. Menurut Handoko (1997:110-111) berbagai fungsi tujuan antara lain sebagai berikut:
1. Pedoman bagi kegiatan melalui penggambaran hasil-hasil akhir diwaktu yang akan dating, tujuan berfungsi sebagai pedoman bagi kegiatan pengarahan dan pengeluaran usaha-usaha serta kegiatan-kegiatan anggota organisasi, Fungsi tujuan memberikan arah dan perintah kegiatan organisasi mengenai apa yang harus dilakukan dan harus tidak dilakukan.
2. Sumber legitimasi tujuan juga merupakan sumber legitimasi bagi organisasi melalui pembenaran kegiatannya, serta kebenarannya dikalangan kelompok-kelompok masing-masing.
3. Standar pelaksanaan. Bila tujuan dinyatakan secara jelas dan dipahami, hal ini akan memberikan standar langsung bagi pelaksanaan kegiatan (prestasi) organisasi.
4. Sumber motivasi. Tujuan organisasi dapat berfungsi sebagai motivasi dan identifikasi karyawan. Dalam hal ini memberikan insetif bagi para anggota.
5. Dasar rasional pengorganisasian. Dinyatakan secara sederhana, tujuan organisasi merupakan suatu dasar perencanaan organisasi.

Untuk memahami organisasi tidak cukup hanya dengan mempelajari tujuan organisasi, karena sangat banyak faktor yang mempengaruhi organisasi. Berdasarkan pemikiran tersebut penulis akan membahas berbagai hal tentang organisasi agar pemahaman tersebut lebih komprenhensif sebelum dilakukan pembahasan secara khusus tentang tugas pokok dan fungsi. Pada hakekatnya organisasi adalah wadah kerjasama manusia untuk mencapai tujuan. Oleh karena itu organisasi dijalankan atas berbagai prinsip. Meskipun Fayol mengatakan azasnya dengan “Principles of Organization”. (Azas-azas Organisasi). Azas-azas manajemen yang disebut sebagai azas organisasi lebih dikenal dengan sebutan 14 Azas Manajemen adalah:
1. Division of work (pembagian kerja)
2. Autority and responsibility (Wewenang dan tanggung jawab)
3. Dicipline (disiplin)
4. Unity of command (Kesatuan perintah)
5. Unity of direction (kesatuan arah)
6. Subsordination of indovidual interest to general interest (Kepentingan idividu di bawah kepentingan umum)
7. Renumeration (pay) of personal (Gaji pegawai)
8. Centralization (Sentralisasi)
9. Scalar chain (ketertiban)
10. Order (Perintah)
11. Equity (Keadilan)
12. Stability of turnure of personal (Kesatuan masa kerja pegawai)
13. Initiative (inisiatif)
14. Esprit de corp (Kesatuan jiwa corp)

Prinsip-prinsip/azas-azas organisasi tersebut menjadi petokan bagi pemimpin dan organisasi dalam berbagai hierarki yang dalam penerapannya disesuaikan dengan situasi dan kondisi serta dinamika organisasi. Dalam menjalankan prinsip-prinsip organisasi sebagai upaya meningkatkan efektivitas pencapaian tujuan organisasi. Hal tersebut akan tergantung pada kemampuan mengantisipasi perubahan-perubahan yang terjadi. Perubahan-perubahan tersebut meliputi perubahan internal maupun eksternal organisasi.

1 Manajemen
Manajemen merupakan gerak jiwa dari administrasi, organisasi sebagai anatomi dari administrasi, sedangkan manajemen sebagai psikologisnya. Di dalam organisasilah berlangsung kegiatan-kegiatan manajemen, karena manajemen juga dibutuhkan untuk semua tipe kegiatan yang diorganisasikan dan dalam semua tipe organisasi (Handoko, 1997:3). Termasuk didalamnya adalah organisasi publik. Manajemen adalah suatu kegiatan, pelaksanaan adalah managing (pengolahan), sedangkan pelaksanaannya disebut manajer atau pengelola. Dalam organisasi Publik biasanya disebut kepala, ketua, asisten, direktur ataupun deputi. Di dalam organisasi, para manajer berada dan dibai atas tiga tingkatan yang oleh Handoko (1997:17) disebut sebagai:
1) Manajer Lini – Pertama yang paling rendah yang memimpin dan mengawasi tenaga-tenaga operasional,
2) Manajer Mencegah yang membawahi dan mengarahkan kegiatan-kegiatan para manajer lainnya dan tenaga operasional, dan
3) Manajer Puncak yang merupakan kelompok kecil eksekutif yang bertanggungjawab atas keseluruhan manajemen organisasi.

Manajer (pemimpin organisasi) dalam melakukan pekerjaannya harus melaksanakan kegiatan-kegiatan yang dinamakan fungsi-fungsi manajemen. Terry dan Franklin (dalam Handoko, 1997:7-8) mengemukakan fungsi-fungsi manajemen yang terkenal dengan kata-kata “P-O-A-C” yaitu Planing (perencanaan), Organization (pengorganisasian), Actuating (menggerakan), dan Controling (pengawaasan). Atas dasar pernyataan tersebut, Handoko (1997:10) mengemukakan:
Pada dasarnya manajemen dapat didefinisikan sebagai bekerja dengan orang-orang untuk menentukan, mengintrepretasikan dan mencapai tujuan organisasi dengan pelaksaan, fungsi-fungsi perencanaan (planning), pengorganisasian (organization), penyusunan personalia atau kepemimpinan (leading) dan pengawasan (controlling).

Pelaksanaan dari fungsi-fungsi manajemen menurut para ahli tersebut sesuai urutannya disebut sebagai proses manajemen. Sesuai dedngan masalah yang dibahas dalam tesis ini, dalam hal ini adalah pengorganisasian. Handoko (1997:24) menyatakan:
Pengorgansasian (organizing) adalah 1) penentuan sumber daya dan kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi, 2) perencanaan dan pengembangan suatu organisasi atau kelompok kerja yang akan dapat membawa hal-hal tersebut kearah tujuan, 3) pengawasan tanggung jawab dan kemudian 4) pendelegasian wewenang yang diperlukan kepada individu-individu untuk melaksanakan tugas-tugasnya. Fungsi ini menciptakan struktur formal dimana pekerjaan ditetapkan, dibagi dan dikoordinasikan.

Berdasarkan uraian tersebut, dapat penulis simpulkan bahwa pada prinsipnya pengorganisasian mengandung arti kegiatan manajer dalam mengkoordinasikan sumber-daya manusia dan material organisasi. Kekuatan suatu organisasi terletak pada kemampuannya untuk menyusun berbagai sumber dayanya dalam mencapai suatu tujuan. Semakin terkoordinasi dan teritegrasi kerja organisasi, semakin efektif pencapaian tujuan organisasi. Pengkoordinasian merupakan bagian strategi pekerjaan manajer. Selanjutnya, untuk melaksanakan proses manajemen diperlukan setidaknya tiga keterampilan, sebagaimana diajukan Handoko (1997:22), yaitu:
a. Keterampilan teknikal, mencakup kemampuan untuk menggunakan pengetahuan, metode-metode, teknik-teknik dan peralatan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas-tugas khusus, yang diperoleh melalui pengalaman, pendidikan dan pelatihan.
b. Keterampilan bekerja dengan manusia, meliputi kemampuan dan penilaian dalam hal bekerja dengan dan melalui organisasi, termasuk di dalamnya suatu pemahaman tentang motivasi dan suatu aplikasi kepemimpinan efektif.
c. Keterampilan konseptual meliputi kemampuan untuk memahami kompleksitas organisasi secara menyeluruh dan dimana pekerjaan seseorang terpadu dengan organisasi yang bersangkutan. Pengetahuan tersebut memungkinkan seseorang bertindak sesuai dengan sasaran-sasaran organisasi total, dan bukan hanya berdasarkan landasan tujuan dan kebutuhan kelompok langsung seseorang.