komunikasi Organisasi/Pemerintahan

1 Pengertian Komunikasi
Informasi mempunyai peranan yang sangat penting didalam hidup manusia, kegiatan manusia sebagian besar dilakukan dengan berkomunikasi, tanpa melakukan komunikasi dengan manusia lainnya kegiatan manusia dapat menjadi terhenti, bahkan perkembangan peradaban manusia dewasa ini telah memasuki fase peradaban informasi. Berkat kemajuan teknologi informasi dan komunikasi, masyarakat bangsa dari seluruh dunia, seolah menjadi bagian satu entitas imajiner yang tanpa batas, seolah-olah seluruh negara dimuka bumi ini lebur menjadi sebuah “negara dunia”. Kenichi Ohmae (1955: viii) mengungkapkan bahwa terdapat empat hal pada abad 21 mendatang akan scara relatif bergerak tanpa rintangan, menyebrang batas-batas negara, yakni industri, investasi, individu dan informasi.
Diera reformasi dan informasi kemampuan komunikasi menjadi faktor yang sangat strategis dalam kehidupan politik, ekonomi sosial, budaya termasuk dalam organisasi pemerintahan. Yuwono (1985): 1) mengatakan bahwa keberhasilan suatu organisasi dalam mewujudkan tercapainya tujuan organisasi secara efesien tergantung kepada berbagai macam faktor, salah satunya adalah komunikasi. Oleh karena itu diperlukan pemahaman tentang konsep komunikasi.
Dari tinjauan etimologis perkataan komunikasi berasal dari bahasa latin “communicare” yang berarti milik bersama, dimaksud disini adalah bersama dalam menggunakan informasi, sehubungan dengan pengertian diatas Lawrence dan Schram (1984: 6) berpendapat tentang komunikasi sebagai proses saling berbagi informasi atau menggunakan informasi secara bersama”.Komunikasi yang seperti yang telah diuraikan tersebut memang suatu pengertian sederhana, karena menggunakan informasi cecara bersama saja belum tentu hal itu akan berlangsung efektif.
Robbins dan Jones (1983: 11) memberikan pengertian tentang komunikasi yaitu: Komunikasi adalah suatu tingkah laku perbuatan atau kegiatan penyampaian atau pengoperan lambing-lambang yang mengandung arti atau makna. Atau perbuatan penyampaian suatu gagasan atau informasi dari seorang kepada orang lain.
Dalam pendekatan proses komunikasi terdapat beberapa model atau metode komunikasi diantaranya model komunikasi interaktif atau konvergen yang dikemukakan oleh Gonzales (dalam jahir), 1989: 17). Model iniu menganggap komunikasi sebagai suatu transaksi diantara partisipan yang setiap orang memberikan kontribusi pada transaksi itu meskipun dalam derajat yang berbeda.
Untuk memahami pengertian komunikasi sehingga dapat dilancarkan secara efektif, Harold Lasswell (Dalam depari 1978; 6) menggambarkan unsure komunikasi dalam pertanyaan-pertanyaan who (siapa) says what (pesan-pesan), In which chanel (saluran atau media) dan with what effect (efek komunikasi). Unsur-unsur komunikasi tersebut diatas selau dijumpai dalam kegiatan komunikasi.
Komunikasi itu bukan sekadar proses penyampaian informasi tetapi lebih dari itu sebagai proses penyampaian pengertian atau maksud tertentu melalui sejumlah informasi. Moore (1987: 78) menjelaskan bahwa komunikasi menunjukan suatu proses khas yang memungkinkan interaksi antar manusia dan menyebabkan individu-individu menjadi mahluk sosial.
Dari pendapat diatas, maka komunikasi dapat diartikan sebagai kegiatan penyampaian informasi dari komunikator kepada komunikan. Informasi diatas diartikan secara luas, tidak terbatas hanya pada berita atau fakta saja, melainkan juga mencakup bimbingan, opini, persuasi dan lain-lain yang dapat memberikan tambahan pengetahuan informasi yang penting bagi manusia, sehingga terdapat beberapa unsur penting yang harus diperhatikan, meliputi penyampaian pesan (massage), sarana atau media (chanel), gangguan pesan (noise) dan efek komunikasi (response).

2 Komunikasi Pemerintahan
Komunikasi mempunyai peranan asasi dalam segala aspek kehidupan manusia, masyarakat, dan negara, karena komunikasi adalah wahana utama dari kegiatan dan kehidupan manusia sehari-hari. Manusia berkomunikasi dengan sesamanya karena mereka saling membutuhkan, dan juga karena manusia hanya bisa berkembang melalui komunikasi. Komunikasi telah menjadi kepentingan vital bagi manusia sebagai individu maupun sebagai masyarakat. Masyarakat tak dapat berkembang tanpa informasi dan komunikasi. ( F. Rachmadi dalam Riyono Pratikto, 1987 : 82).
Pada mulanya komunikasi hanya terjadi pada masyarakat yang terbatas luasnya, yaitu kelompok-kelompok yang hidup berdampingan atau yang merupakan bagian dari unit politik yang sama. Selama berabad-abad, bahkan selama ribuan tahun tahun di beberapa tempat, mayoritas penduduk dunia hidup dalam batas-batas unit sosial kecil. Dengan demikian, komunikasi antarpribadi menjadi kajian utama.
Kajian Ilmu Komunikasi pada perkembangan terakhir melintasi berbagai disiplin ilmu. Sekarang kita mengenal istilah Komunikasi politik, komunikasi organisasi, komunikasi pembangunan, sosiologi komunikasi, psikologi komunikasi, dan lain-lain. Dan para pengkaji ilmu komunikasi yang memiliki minat dalam ilmu pemerintahan juga tidak ketinggalan, mereka mulai memasuki wilayah ilmu pemerintahan. Dan kemudian muncul istilah Komunikasi Pemerintahan.
Belum begitu banyak referensi yang dapat diandalkan, sebagai bahan rujukan yang membahas masalah komunikasi pemerintahan. Akan tetapi tampaknya, sebagai suatu kajian, komunikasi pemerintahan erat kaitannya dengan Komunikasi organisasi dan Komunikasi Politik. Karena memasuki wilayah organisasi dan politik, mau tidak mau dalam mengupas komunikasi pemerintahan mesti menyentuh keduanya.
Organisasi sosial terdiri atas sekumpulan orang yang terdiri atas sekumpulan orang yang memiliki hubungan yang relatif stabil di antara perseorangan dan sub kelompok. Organisasi-organisasi bervariasi dalam kejelasan hubungan itu. Hubungan pribadi dalam organisasi informal berkembang secara spontan dan berlangsung melalui pengertian bersama, aturan yang tidak diucapkan, ritual, dan tradisi. Sebaliknya, organisasi formal memiliki aturan dan pengaturan yang tegas, kedudukan di dalam organisasi yang ditetapkan dengan teliti, dan hak serta kewajiban yang ditunjukkan dengan jelas bagi para anggota. Pada umumnya, semakin rumit organisasi itu, semakin besar struktur formalnya. Jadi, organisasi yang rumit memiliki prosedur operasi standar ( SOPs, standard operation procedures) yang rinci bagi tugas-tugas spesialisasi — manajer, administrasi, teknik, dsb.— dan kriteria prestasi yang mendominasi pengangkatan, alokasi beban tugas, status, gaji dan sebagainya. ( Dan Nimmo, 1989 : 211).
Pada bagian lain Dan Nimmo menyatakan: “ Kelompok – kelompok yang lebih formal meliputi partai politik dan berbagai organisasi kepentingan khusus seperti serikat buruh, asosiasi perusahaan, pembela konsumen, organisasi hak sipil, dan koalisi kebebasan wanita. Akhirnya pada ujung yang paling formal dari kontinum ini terdapat organisasi birokratik. Kebanyakan dari apa yang harus kita katakana mengenai media organisasi menyangkut komunikasi di dalam birokrasi.” Organisasi birokratik berusaha mencapai rasionalitas, efisiensi, dan keakhlian dalam melaksanakan tugas tertentu.
Ciri-ciri organisasi formal berkaitan dengan suatu fenomena yang disebut komunikasi jabatan (posisitional communication) ( Redfield, 1953). Hubungan dibentuk antara jabatan-jabatan, bukan antara orang-orang. Keseluruhan organisasi terdiri dari jaringan jabatan. Mereka yang menduduki jabatan diharuskan berkomunikasi dengan cara yang sesuai dengan jabatan mereka. Sekalipun demikian, dalam praktik komunikasi jabatan ini membingungkan, karena tidak semua jabatan dan interaksi secara seksama sesuai dengan diagram jabatan. Bagan organisasi yang resmi tidak pernah secara lengkap menentukan perilaku dan hubungan sosial anggota organisasi. Meskipun tidak mungkin untuk sepenuhnya memisahkan suatu jabatan dari kepribadian orang yang menduduki jabatan tersebut, sering produktivitas organisasi bergantung kepada komunikasi jabatan. Kenyataan ini tidak tidak pula mengecilkan pengaruh komunikasi informal yang juga penting. Dalam setiap organisasi formal, biasanya tumbuh pula kelompok-kelompok informal. Karena hubungan informal terbentuk sebagai respons terhada berbagai kesempatan yang diciptakan lingkungan kelompok yang lebih nyata yang mempengaruhi jumlah dan pelaksanaan hubungan informal dalam organisasi ( R. Wayne Pace & Don F. Faules, 1998 : 48).
Di dalam komunikasi pemerintahan, terdapat dua tipe umum saluran komunikasi. Yang satu memudahkan komunikasi intern. Proses komunikasi birokratik internal ini memiliki tiga aspek. Pertama, orang harus memiliki informasi sebagai dasar untuk membuat keputusan. Kedua, putusan dan dasar alasannya harus disebarkan agar anggota-anggota organisasi itu melaksanakannya. Ketiga, ada saluran-saluran untuk “pembicaraan keorganisasian”, percakapan sehari-hari yang biasa dalm menjalankan pekerjaan, dan pembicaraan yang dilakukan oleh anggota-anggota dalam melaksanakan tugas setiap hari menciptakan keanggotaan yang bermakna dalam tatanan sosial yang sedang berlangsung.
Selain saluran internal, ada juga media untuk berkomunikasi secara eksternal; dalam dinas pemerintahan misalnya, misalnya, media ini mencakup saluran untuk berkomunikasi kepada warga masyarakat pada umumnya, klien kepentingan khusus, legislative, dan instansi pemerintahan yang lain.

3 Proses Komunikasi
Proses komunikasi pada dasarnya adalah proses pengoperan lambing-lambang yang mengandung arti dari satu pihak kepada pihak lain. Astrid S. Susanto (1982: 120) yang menyatakan bahwa lambing-lambang yang digunakan harus dipahami oleh komunikator maupun komunikan. Colley (dalam Effendy, 1992: 56-57) menyatakan bahwa:
Proses komunikasi adalah proses pengoperan lambing-lambang yang mengandung pengertian tertentu oleh seseorang kepada orang lain. Oleh karena proses komunikasi setidaknya meliputi:
1. Komunikator (Communicator), yakni orang yang menyampaikan atau mengatakan atau menyiarkan pesan.
2. Pesan (Message) yaitu idea, informasi, opini dan sebagainya.
3. Saluran (chanel), media) ialah alat yang dipergunakan oleh komunikator untuk menyampaikan pesan.
4. Komunikan (Audience), yaitu orang yang menerima pesan
5. Efek, yakni pengaruh kegiatan komuniukasi yang dilakukan komunikator kepada komunikan.

Schramm (dalam Effendy, 1986: 28) mengemukakan bahwa “Proses komunikasi pada hakekatnya adalah membuat sipenerima dan sipemberi sama-sama setala (tuned) untuk sesuatu pesan (message)”. Untuk membuat pesan itu setala (tuned) bagi komunikator dan komunikan dilakukan melalui proses komunikasi. Sehubungan dengan proses komunikasi ini, oleh Fisher (1986: 155) mengemukakan pendapatnya “Proses pentransformasian pesan dari satu bentuk kebentuk yang lain pada saat penerimaan (dititik tujuan) disebut dengan decoding (pengalihan sendi).
Dalam proses komunikasi yang melakukan penyandian (encoding) adalah komunikator dan kegiatan untuk pengalihan sendi (decoding) dilakukan komunikan. Dalam kaitan ini Schramm (dalam Effendy, 1986: 29) mengemukakan pendapatnya mengenai proses penyandian bahwa:
Pertama-tama sumber meng-ecode pesannya, yaitu ia mengambil informasi yang ia berikan, lalu ia tuangkan dalam bentukk yang dapat dikirimkan. Gambaran dalam otak kita (pictures in our heads) tak mungkin dapat dioverkan atau disiarkan kecuali kalau sudah di-code. Jika gambaran tadi di-code dalam kata-kata lisan, maka akan dapatlah dipindahkan dengan mudah dan efektif.

Berdasarkan uraian tadi dapat disimpulkan bahwa perumusan pesan baik dalam bentuk kata-kata lisan maupun tertulis merupakan langkah awal yang penting dan menentukan berlangsungnya komunikasi, karena dalam merumuskan pesan memerlukan kecermatan untuk memilih kata-kata yang tepat dan dapat dipahami oleh mereka. Dalam hubungan dengan penyandian ini kita lihat pendapat dari Fisher (1986: 155-156) yang menyatakan:
Satu unsur pokok dalam proses penyampaian dari model mekanistis komunikasi adalah pengertian tentang tingkat kecermatan. Dalam pengertian komunikasi, tingkatan dimana pesan itu sama pada titik salurannya (katakanlah pesan yang disandi oleh sumber pesan dan pesan yang dialih sandi oleh penerima), merupakan tingkat kecermatan dari proses penyampaian itu.

Kecermatan dalam memilih kata-kata yang tepat dalam merumuskan pesan itu penting dan menentukan agar ide-ide, gagasan-gagasan yang ada itu dapat dituangkan kedalam lambing-lambang yang bisa dimengerti oleh penerima, sehingga tidak terjadi salah penafsiran. Informasi yang disampaikan kepada komunikan harus secara jelas dan dapat dimengerti. Oleh sebab itu lambang yang dipergunakan haruslah dapat dimengerti oleh mereka yang menjadi sasaran komunikasi, ini berarti kalau menggunakan bahasa maka harus digunakan bahasa yang dapat dimengerti. Disamping itu pesan yang disampaikan oleh komunikator hendaknya dapat menimbulkan minat dan perhatian dari komunikannya.
Pesan pembangunan pada prinsipnya bersifat ideologis dan informative. Pesan ideologis adalah menyampaikan ide-ide politik yang mengarah pada suatu tindakan yang konkrit, menjelaskan ide-ide dengan tujuan untuk mengatur tindakan-tindakan bersama dan akhirnya dapat menggalakan solidaritas sosial. Sedangkan pesan informatif bersifat mendidik, langsung meningkatkan kesadaran, perhatian pengetahuan dan kemampuan baik secara individu maupun kelompok.
Selanjutnya tahapan lain yang juga diperhatikan oleh komunikator adalah memilih saluran komunikasi yang akan dipergunakan untuk menyebarkan pesannya. Sehubungan dengan saluran komunikasi ini, Edward Depari dan Colin Mac Andrews (1985: 16) menyatakan sebagai berikut: Saluran komunikasi adalah alat melalui mana sumber komunikasi menyampaikan pesan-pesan (message) kepada penerima (reseiver). Saluran ini dapat dianggap sebagai penerus/penyampai pesan yang berasal dari sumber informasi kepada tujuan informasi.
Jadi saluran komunikasi merupakan alat yang dipergunakan komunikator untuk menyampaikan/meneruskan/menyebarkan pesannya kepada penerima atau komunikan.
Berkenaan dengan pentingnya saluran ini dalam komunikasi, B. Aubray Fisher (1986: 157) mengemukakan pendapatnya bahwa:
Setiap komponen komunikasi terletak pada saluran. Para komunikator saling dihubungkan oleh adanya saluran. Dalam kenyataannya yang memungkinkan adanya hubungan atau sambungan tiap-tiap komponen komunikasi adalah saluran itu dan hanya saluran itulah yang dapat berbuat demikian. Tanpa adanya saluran, maka komponen-komponen itu akan terkatung-katung secara konseptual dalam ruang.

Dari uraian tadi jelaslah bahwa saluran komunikasi diperlukan dalam setiap kegiatan komuniasi, karena berperan untuk menghubungkan fungsi dari penyandian dengan pengalihan sandi. Saluran komunikasi ini sering juga disebut sebagai media atau sarana komunikasi. Media ini bentuknya macam-macam, seperti telepon, telegram, radio, televisi, pers, kesenian dan yang dapat menyampaikan informasi kepada pemirsanya. Dengan demikian maka komunikator dapat menggunakan media yang cocok untuk penyebaran pesannya. Dalam keperluan ini ditentukan dulu sifat dari komunikannya yaitu sebagi individu, kelompok atau berupa khalayak, setelah mengetahui sifat dari komunikan tersebut, baru komunikator menyampaikan pesannya kepada komunikan.
Pada saat prosews penyampaian pesan kepada komunikan sering mengalami gangguan, sehingga informasi ketika sampai kepada komunikan tidak seutuhnya seperti saat meninggalkan sumbernya, mengenai gangguan terhadap proses perjalanan dari pesan ini pendapat B. Aubray Fisher (1986: 156) sebagai berikut:
Adapun yang mengintervensi proses penyampaian penerimaan pesan itu dan karena berperan mengurangi tingkat kecermatan dari pesan tersebut dinamakan gangguan (noise), wajar untuk beranggapan bahwa suatu pesan yang ditransformasikan ke dalam begitu banyak variasi yang berbeda, sebagaimana yang terjadi dalam komunikasi manusia, tidak dapat dielakan lagi akan menghasilkan tingkat kecermatan yang rendah, atau dengan perkataan lain, potensi gangguan yang akan merongrong tingkat kecermatan pesan yang disampaikan itu amat tinggi, dan ada sesuatu yang pasti hilang dalam proses penterjemahan yang bersangkutan.

Dari uraian tersebut jelas bahwa gangguan pesan (noise) dalam proses penyampaian dan penerimaan pesan itu selalu ada dan tidak dapat dihindarkan, walaupun terkadang kurang nyata dirasakan oleh pihak yang berkomunikasi. Gangguan tadi dapat berasal dari penyampaian pesan atau penerima pesan atau dapat pula dari saluran komunikasi.
Salah satu dari unsur komunikasi adalah terjadinya apa yang disebut arus balik (feedback) yang merupakan efek dari komunikasi. Jika proses komunikasi berlangsung cukup lama akan terjadi arus balik dimaksud, mengenai arus balik atau yang disebut juga efek komunikasi dapat dibedakan dalam empat macam, yaitu zero feed back, positive feddback, neutral feedback dan negative feedback. Mengenai pembedaan tadi beserta maknanya oleh Raph Webb (1982: 17) dikemukakan sebagai berikut:
1. Zero feedback, yaitu feedback yang diterima komunikator dari komunikan, oleh komunikator tidak dapat dimengerti tentang apa yang dimaksud oleh komunikan.
2. Positive feedback, yaitu pesan yang dikembalikan kepada komunikator dapat dimengerti dan mendapat persetujuan, komunikan bersedia berpartisipasi memenuhi ajakan seperti yang termuat dalam pesan yang diterimanya.
3. Neutral feedback, yaitu feedback yang tidak memihak, artinya pesan yang dikembalikan kepada komunikator tidak relevan atau tidak ada hubungannya dengan masalah yang disampaikan oleh komunikator kepada komunikan.
4. Negative feedback, yaitu pesan yang dikembalikan kepadfa komunikator tidaklah mendukung atau menentang, yang berarti terjadi kertikan atau kemarahan.

Jadi jelas arus balik yang dikembalikan kepada komunikator adalah berbeda-beda. Komunikator yang berpengalaman biasanya akan memperhatikan efeknya. Dalam kaitan ini kita melihat pendapat Jalaludin Rakhmat (2000: 13) yang menguraikan bahwa komunikasi yang efektif berpengaruh pada pengertian (persepsi), kesenangan, mempengaruhi sikap, hubungan sosial yang baik dan tindakan. Sistem komunikasi interpersonal berpengaruh pada sensasi, persepsi, memori dan berpikir, sedangkan dalam komunikasi massa, efek komunikasi berpengaruh pada kognitif, afektif dan behavioral atau konatif.
Menurut Gonzales (dalam Amri Jahi, 1993: 17) “efek kognitif meliputi peningkatan kesadaran, belajar dan tambahan penetahuan. Efek afektif berhubungan dengan emosi, perasaan dan attituide (sikap) sedangkan efek konatif berhubungan dengan prilaku dan niat untuk melakukan sesuatu menurut cara tertentu. Sementara Astrid S. Susanto (1982: 121) menyatakan sikap kegiatan komunikasi bertujuan untuk mengubah dan tindakan sikap komunikan atau sekurang-kurangnya bermaksud untuk memperoleh persetujuan dan dukungan komunikan. Hanya apabila komunikasi mampu memperoleh persetujuan atau maksud komunikator, maka komunikasi dapat dikatakan berhasil. Didukung oleh pendapat dari Bintoro (1983: 34) yang menyatakan “komunikasi adalah sebagai proses mengubah prilaku orang lain”.

4 Jenis-Jenis Komunikasi
Jenis komunikasi yang diperlukan dalam proses manajemen pembangunan adalah komunikasi dari atas ke bawah, dari bawah ke atas dan komunikasi searah (Bryant dan White, 198: 172) dan Syed A Rahim (dalam Depary, 1979: 55) mengungkapkan pula bahwa jenis komunikasi dalam pembangunan berjalan secara vertical dan horizontal. Secara vertical, arus komunikasi yang berjalan dari atas ke bawah maupun dari bawah ke atas, yang berlaku relatif antar kelompok kecil anggota masyarakat yang terlibat dalan perencanaan maupun pelaksanaan program pembangunan. Sedangkan komunikasi horizontal yang terjadi umumnya banyak tergantung dari proses komunikasi vertical, dan terjadi diantara kelompok pemuka (Leading group) semata-mata. Sedangkan arus pesan (informasi) tersebut menurut Melvin De Fleur (Depari, 1978: 7) harus melakukan dua tahap:
1. Informasi berkembang melalui media (channel) kepada individu-individu yang relatif “cukup informasi” (well informed), yang pada umumnya memperoleh informasi langsung.
2. Informasi tersebut kemudian berkembang dari mereka yang cukup informasi melalui saluran komunikasi antar pribadi kepada individu/masyarakat.

Komunikasi semacam itu dikenal dengan komunikasi dua tahap, dimana individu/kelompok yang mempunyai banyak hubungan dengan sumber informasi yang lazimnya disebut “pemuka pendapat”, sebab ternyata peranan mereka besar sekali baik dalam meneruskan informasi maupun dalam menafsirkan informasi kedalam masyarakat. Dalam hubungan ini pemuka pendapat, bias dari organisasi pemerintah yang berhubungan langsung dengan masyarakat. Kemudian masyarakat akan terlibat dalam komunikasi melalui keluarga, lembaga-lembaga sosial maupun kegiatan organisasi massa lainnya.

5 Efektivitas Komunikasi
Komunikasi efektiv jika mereka yang lerlibat dalam komunikasi, selain mengerti bahasa yang dipergunakan juga mengerti makna dari isi pesan yang dikomunikasikan. Pemahaman terhadap isi pesan yang disampaikan itu penting untuk diwujudkan komunikasi yang efektif. Sedangkan dengan itu Oemi Abdurrahman (1986: 30) yang menyatakan bahwa: “Pesan (massege) yang disampaikan komunikator harus mempunyai pengertian yang sama dengan komunikan agar dapat dimengerti, sehingga komunikator akan mengetahui bagaimana respon dari komunikan terhadap komunikator”. Schramm (dalam Effendy, 1986: 18) menyatakan bahwa:
Komunikasi akan berhasil, apabila pesan yang disampaikan komunikator cocok dengan kerangka acuan (freme of reference), yakni paduan pengalaman dan pengertian (collection of experience) yang pernah diperoleh komunikan. Bidang pengalaman (field of experience) merupakan faktor yang penting dalam komunikasi. Jika bidang pengalaman komunikator sama dengan bidang pengalaman komunikan, komunikasi akan berjalan lancar. Sebaliknya bila pengalaman komunikan tidak sama dengan pengalaman komunikator akan timbul kesukaran untuk mengerti satu sama lain.

Oleh karena itu pesan agar mendapat respon harus memenuhi syarat-syarat, menurut Effendy (1986: 44), sebagai berikut:
1. Pesan harus dirancang dan disampaikan sedemikian rupa, sehingga dapat menarik perhatian sasaran yang dimaksud.
2. Pesan harus menggunakan tanda-tanda yang tertuju kepada pengalaman yang sama antar sumber dan sasaran, sehingga sama-sama dapat dimengerti.
3. Pesan harus dapat membangkitkan kebutuhan pribadi pihak sasaran dan mengarahkan beberapa cara untuk memperoleh kebutuhan tadi.
4. Pesan harus menyarankan suatu jalan untuk memperoleh kebutuhan tadi, yang layak bagi situasi kelompok dimana sasaran berbeda pada saat digerakan untuk memberikan tanggapan yang dikehendaki.

Kemudian pesan itu disampaikan melalui sarana atau media yang tepat dan meminimalkan gangguan (noise) serta memperhatikan tanggapan (respon) komunikan, sehingga mampu merealisasikan misi komunikasi.
Dari beberapa bahasan tentang komunikasi terdahulu, dapat disimpulkan dalam proses komunikasi pemerintahan, antara komunikator dengan komunikan agar berlangsung efektiv maka harus memperhatikan unsur-unsur, yaitu: penyampaian pesan-pesan (message), saluran atau media (channel), gangguan pesan (noise) dan efek komunikasi (respon). Sehingga diharapkan melalui kegiatan komunikasi pemerintahan dapat mempengaruhi sikap dan tingkat laku masyarakat atau dengan kata lain melalui upaya komunikasi dapat meningkatkan partisipasi masyarakat.